Muchas empresas ven al sistema o software de gestión como un gasto, o en el mejor de los casos, utilizan el sistema solamente para poder emitir el ticket, la factura y saber el total que tiene que cobrarle al cliente. Eso sucede mucho en empresas donde el propio dueño es el que atiende, vende, cobra, etc., etc., etc., y eso está muy bien, de cierto modo es correcto decir que no necesitan controlar demasiado porque saben que no están siendo robados. Pero, será cierto eso?

El software es mucho más que registrar nombres de productos, costos, precios de ventas y cantidades, hay que ver más allá y aprovechar todos los beneficios que te puede brindar tu sistema, por más pequeña que sea tu empresa, HAY QUE PENSAR EN GRANDE, al final, nadie abre un negocio pensando en cerrar nuevamente, la idea es crecer y prosperar.

Entonces, qué puedes hacer, y cómo puedes hacer para que tu sistema o software te genere mayores resultados?

  • Controla tu caja:

Es mucho más que informar valores de apertura para poder habilitar un punto de venta, es todo lo que necesitas controlar al final del día para asegurarte de que todo lo que se vendió, efectivamente pasó por tu caja.

En este ejemplo, vemos que, se hizo una venta de X Producto/s por el total de 2.100.000Gs, y sucedió lo siguiente, el Cliente o Consumidor Final pagó el total con 3 tipos de monedas (Guaraníes, Dolares y Reales), a lo que totalizando todas las entradas, el cliente tenía aún su vuelto a cobrar (el sistema calcula todo automáticamente, según la cotización del tipo FACTURACIÓN del día), por lo que la persona o responsable en caja nada más debe informar de qué manera o en qué moneda le dará el vuelto al cliente.

Resumiendo: Debes informar en caja por cada venta que realices, el/los tipo/s de moneda/s que está/n ingresando y así también el/los tipo/s de moneda/s que está/n saliendo de tu caja.

  • Actualiza la cotización:

Es muy importante, y no debes olvidarte de actualizar la cotización del día. Antes de empezar a vender y antes de empezar a registrar tus compras, asegúrate de verificar la cotización de tu sistema, según el tipo de cotización.

  • Registra correcta y debidamente tus compras

Veamos en la práctica la importancia de actualizar correctamente la cotización del día. En este ejemplo, realizaremos una compra de un Proveedor X, Obs.: recuerda que la moneda predeterminada del sistema está por defecto en Guaraníes y la compra que estamos realizando es en la moneda Dólares, entonces quiere decir que la compra que estamos realizando del Proveedor X en Dólares, deberá pasar a Guaraníes sin la necesidad de utilizar ninguna calculadora, nada más necesitamos actualizar la cotización del tipo FINANCIERO.

Aquí podemos ver cómo sería la conversión, incluyendo ya los precios de Venta, que pueden ser variables por % (porcentaje) o por precio fijo, dejando a criterio del responsable. En la compra también se puede informar el tipo de pago al Proveedor (Cheque, Contado o Cuotas), también se puede añadir otros costos en la Compra, como gastos, flete, etc.

  • Controla periódicamente tu stock

Es crucial que realices a cada determinado tiempo, un control de stock en tu empresa (puede ser 1 o 2 veces al mes, como también puede ser trimestral, semestral o anualmente), depende del tipo de negocio, la cantidad y tamaño de productos que contienes en tu negocio.

Nunca te olvides de registrar y realizar los procesos necesarios para cada situación, Ventas, Ajustes de Stock, Bajas de Stock, Devoluciones, Compras, Transferencias, etc., etc., etc., nuestro Software cuenta con varios tipos de funciones y reportes que te ayudarán a tener todo bajo control en tu empresa.

  • Registra y controla tus gastos

Es muy importante que controles tus gastos diarios y los pagos que realices en el día, de modo que puedas controlarlos y tomar las mejores decisiones para la correcta administración de tu negocio.

  • Analiza tus ventas

El Software cuenta con innumerables reportes para que analices la lucratividad y rentabilidad de tu empresa, donde podrás conocer mejor el estado financiero de tu empresa. 

Podrás filtrar los reportes por fecha, por producto, por vendedor, por cajero, por cliente y mucho más.

  • No te quedes con clavos

También es muy importante que sepas cuales son los productos que no estás vendiendo hace X días o meses, de esa manera podrás determinar si vuelves a comprar esa mercadería, así como también liquidar el stock y/o ponerlo en promoción, de manera que evites una mayor pérdida, o en el peor de los casos, una pérdida total. 

  • Ranking de venta

Puedes visualizar y conocer los productos o mercaderías que más estás vendiendo y el margen de ganancia que te está generando, con un solo click.

  • Reporte de venta detallada

Si tuviste dudas o algún problema con alguna venta o con el cierre de caja, podrás visualizar y detectar la/s forma/s de cobro/s por cada venta, los recibos y salidas de dinero.

  • El secreto está en la compra

Es muy importante que tengas a mano la información precisa de tus últimas compras y los valores que haz pagado a cada uno de tus proveedores, con eso tomarás las mejores decisiones a la hora de realizar tus compras.

  • Fin del expediente

Luego de un largo día y llevando en cuenta todas las posibilidades y los pasos realizados arriba, procederemos a cerrar nuestra caja.

Es de vital importancia y necesidad que respeten o hagan respetar todos los pasos que vimos más arriba, tales como: Informar correctamente la forma de cobro, las monedas, los gastos y todo lo que haya entrado o salido de la caja, de esa forma no tendremos ningún problema en realizar nuestro cierre y no tendremos diferencias significativas.

Para cerrar la/s caja/s es muy sencillo, informamos todo el dinero que tengamos en nuestra gaveta de dinero sin ninguna excepción, en sus respectivas monedas y en los campos correspondientes del sistema, enseguida podrás visualizar si existe o no diferencia en caja. Si todo sale bien, procedemos a cerrar nuestra caja.

Puedes visualizar o imprimir el reporte de caja, donde estará detallado todas las entradas y salidas de dinero, existen muchos más reportes que te darán todas las informaciones que necesitas sobre tu empresa o negocio.

  • Gráfico y estado financiero

Visualiza mediante gráficos el estado financiero de tu empresa, podrás ver por meses, días y/o por monedas los ingresos, ganancias y salidas de dinero que tuviste, por lo que podrás comparar en qué mes/es o día/s tuviste mejor/es ingresos.

  • Conclusión

Esto ha sido una breve demostración de todo lo que puedes realizar con nuestros sistemas y cómo puedes mejorar la gestión de tu empresa sin muchas complicaciones y con la certeza de que haciendo y respetando estos sencillos pasos, tu sistema pasará a ser tu más estimado funcionario. 

Utilizando de manera correcta tu sistema podrás tomar las mejores decisiones que servirán para el continuo crecimiento de tu negocio, si sabías de todas estas opciones y quieres conocer más, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para ayudarte a conocer más sobre tu sistema, si necesitas un acompañamiento personalizado o estás interesado/a en conocer más sobre nuestros servicios y productos, no dudes en contactar con nosotros y con mucho gusto le atenderemos.